Een nieuwe VME-aanvraag is geen gewone prijsaanvraag. Voor mede-eigenaars is de keuze van een syndicus een belangrijke beslissing over het dagelijkse beheer, de communicatie en de continuïteit van hun gebouw.
Een kantoor dat snel, duidelijk en gestructureerd reageert, geeft daarom al vóór de start van het mandaat een beeld van zijn manier van werken. Met de volgende zeven tips behandelt u nieuwe aanvragen professioneler en vergroot u de kans dat een interessant contact uitgroeit tot een nieuw beheermandaat.
1. Maak van de eerste reactie meteen een sterk contactmoment
Reageer snel, ook wanneer u nog niet alle informatie heeft om een offerte op te stellen. Bevestig dat de aanvraag goed werd ontvangen, stel uzelf kort voor en leg uit welke volgende stap u voorstelt.
Een goede eerste reactie bevat minstens:
- een persoonlijke aanspreking;
- een bevestiging van de ontvangen aanvraag;
- de naam van de verantwoordelijke binnen het kantoor;
- de informatie die nog nodig is;
- een concrete termijn voor het verdere antwoord.
Zo voelt de aanvrager zich geholpen en neemt uw kantoor de regie over het verdere traject.
2. Begrijp waarom de VME een nieuwe syndicus zoekt
Achter een aanvraag zit meestal een concrete aanleiding. Misschien stopt de huidige syndicus, zijn mede-eigenaars ontevreden over de communicatie of zoekt de VME meer begeleiding voor grote werken.
Vraag daarom niet alleen naar het aantal kavels en de gewenste prijs. Probeer ook te begrijpen:
- waarom de VME een verandering overweegt;
- wat mede-eigenaars belangrijk vinden;
- welke dossiers of werken aandacht vragen;
- wanneer de algemene vergadering beslist;
- welke startdatum wordt verwacht.
Met die context kunt u een voorstel maken dat beter aansluit bij de werkelijke behoefte van de VME.
3. Bereid ieder gesprek voor met de juiste VME-gegevens
Een voorbereid gesprek straalt professionaliteit uit. Controleer vooraf de naam, het adres, het ondernemingsnummer, de leeftijd en de basisinformatie van de VME. Bekijk ook waar het gebouw gelegen is en noteer welke informatie nog bevestigd moet worden.
Gebruik gegevens uit publieke bronnen als uitgangspunt, maar laat de relevante gebouw- en contactgegevens steeds bevestigen door de aanvrager. Zo voorkomt u dat een offerte wordt opgebouwd met verouderde of onvolledige informatie.
Lees ook: een VME opzoeken voor gerichte prospectie.
4. Maak het ereloon begrijpelijk
Een duidelijke prijsopbouw wekt meer vertrouwen dan een bedrag zonder context. Leg uit welke prestaties inbegrepen zijn, welke elementen afzonderlijk worden berekend en welke eventuele opstartkosten gelden.
Werk met een vaste berekeningsmethode op basis van bijvoorbeeld kavels, parkings, garages, bergingen, een minimumprijs en de toepasselijke btw. Daardoor worden offertes binnen het kantoor consistenter en kunt u de berekening makkelijker controleren.
Een heldere offerte helpt mede-eigenaars bovendien om voorstellen inhoudelijk te vergelijken in plaats van uitsluitend naar het laagste maandbedrag te kijken.
5. Vertaal de verwachtingen naar een overtuigende offerte
Een sterke syndicusofferte maakt duidelijk hoe uw kantoor de VME zal ondersteunen. Gebruik dus geen generieke tekst die voor ieder gebouw identiek is.
Verwerk minstens:
- de correcte VME- en contactgegevens;
- een overzichtelijke ereloonberekening;
- de belangrijkste diensten en afspraken;
- informatie over bereikbaarheid en communicatie;
- de voorgestelde opstart en overdracht;
- duidelijke voorwaarden en geldigheidsduur.
Een professionele vormgeving in de eigen huisstijl versterkt de herkenbaarheid en het vertrouwen in uw kantoor.
6. Plan de opvolging rond de beslissing van de VME
Een offerte versturen is geen eindpunt. Noteer meteen wanneer u opnieuw contact opneemt en wanneer de algemene vergadering plaatsvindt.
Een nuttige opvolging kan bestaan uit:
- bevestigen dat de offerte goed werd ontvangen;
- vragen of bepaalde onderdelen verduidelijking nodig hebben;
- kort vóór de vergadering beschikbaarheid aanbieden;
- na de vergadering informeren naar de beslissing;
- de uitkomst en eventuele feedback registreren.
Blijf behulpzaam en concreet. Te vaak contact opnemen werkt averechts, maar helemaal niet opvolgen laat commerciële kansen onnodig liggen.
7. Leer uit gewonnen én niet-weerhouden dossiers
Registreer niet alleen welke aanvragen een mandaat opleveren. Noteer ook waarom een dossier niet werd weerhouden, voor zover die informatie beschikbaar is.
Na verloop van tijd kunt u patronen herkennen. Misschien haken bepaalde VME’s af op prijs, ontbreekt er informatie in de offerte of wordt te laat opgevolgd. Die inzichten helpen om de commerciële werkwijze gericht te verbeteren.
Maak van opvolging een vaste kantoorworkflow
Een consequente werkwijze hoeft niet zwaarder te zijn. Integendeel: wanneer VME-gegevens, contacten, berekeningen, offertes en activiteiten in hetzelfde dossier samenkomen, hoeft informatie minder vaak opnieuw te worden opgezocht of ingevoerd.
VEMIO ondersteunt dit traject vanuit één commerciële werkomgeving voor syndici: van de Belgische VME-databank en het eerste contact tot berekening, offerte, opvolging en syndicusovereenkomst.
Wilt u nieuwe VME-aanvragen centraler en professioneler opvolgen? Bekijk hoe het CRM voor syndici van VEMIO uw kantoor daarbij ondersteunt.