Privacyverklaring
1. Identiteit en toepassingsgebied
VEMIO wordt aangeboden door Softio VOF, ondernemingsnummer 1041.378.142, Sint-Jansstraat 11, 3118 Werchter, België. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@vemio.be of telefonisch via 016 11 09 60.
Deze privacyverklaring geldt voor de publieke website vemio.be, de VEMIO-applicatie op app.vemio.be, de beheeromgeving op admin.vemio.be, onze websiteformulieren, zakelijke e-mail, sociale media, klant- en gebruikersbeheer, facturatie, support, beveiliging en de centrale VME-zoekfunctie.
2. De privacyrollen van Softio
Softio als verwerkingsverantwoordelijke. Softio bepaalt zelf het doel en de middelen voor onder meer de publieke website, websiteaanvragen, lanceringsupdates, centrale accountadministratie, authenticatie en platformbeveiliging, abonnementen en facturatie, algemene supportadministratie, centrale beveiligings- en beheerlogging, Google Analytics na toestemming, zakelijke sociale-mediacommunicatie en Insights en de centrale VME-zoekfunctie.
Softio als verwerker. Klanten bepalen zelf welke persoonsgegevens zij in hun VEMIO-omgeving opnemen en waarvoor zij die binnen hun professionele werking gebruiken. Voor die klantinhoud, waaronder CRM-dossiers, klantdocumenten, offertes en klantspecifieke auditinformatie, is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Softio de gegevens volgens de instructies van de klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
Technische gegevens met verschillende doeleinden. Eenzelfde technische gebeurtenis kan voor verschillende doeleinden worden verwerkt. Voor zover een registratie nodig is voor de klantspecifieke werking of audittrail verwerkt Softio die namens de klant; voor centrale accountadministratie, platformbeveiliging, misbruikpreventie en eigen systeembeheer bepaalt Softio zelf het doel van de verwerking. De toepasselijke rol wordt dus per verwerkingsdoel bepaald.
De normale beheeromgeving van Softio biedt geen algemene zoek- of bladerfunctie voor inhoudelijke CRM-dossiers, notities, activiteiten en gewone klantdocumenten. Personen met voldoende technische infrastructuurrechten kunnen op server-, database- of opslagniveau technisch toegang hebben. Dergelijke toegang wordt beperkt tot bevoegde personen en tot situaties waarin dit noodzakelijk is voor hosting, onderhoud, beveiliging, back-up, incidentafhandeling, ondersteuning of een wettelijke verplichting.
Heeft uw verzoek betrekking op persoonsgegevens in een dossier dat een VEMIO-klant beheert, neem dan in beginsel eerst contact op met die klant. Softio ondersteunt de klant waar nodig bij de behandeling van het verzoek.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Website- en aanvraaggegevens. Afhankelijk van het formulier kan Softio uw voornaam, kantoornaam of organisatie, professioneel e-mailadres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, gekozen formule en facturatiecyclus, de inhoud van uw vraag, taal, type aanvraag en uw keuze voor lanceringsupdates verwerken.
Account- en organisatiegegevens. Voor gebruikers van VEMIO kunnen wij onder meer een gebruikers-ID, naam, e-mailadres, organisatie, rol en toegangsrechten, account- en lidmaatschapsstatus, taalvoorkeur, registratie-, verificatie- en aanmeldmomenten en noodzakelijke authenticatie-, sessie-, herstel- en beveiligingsgegevens verwerken.
Facturatie- en administratieve gegevens. Wij verwerken zakelijke contact- en facturatiegegevens, abonnementsinformatie, betalingsstatus, facturen, herinneringen en administratieve communicatie voor zover dit nodig is voor de klantrelatie en onze wettelijke verplichtingen.
Support- en technische gegevens. Bij support en technisch gebruik kunnen wij contactgegevens, de inhoud en status van de supportvraag, gebruikers- en organisatie-ID’s, tijdstippen, aanmeld- en auditgebeurtenissen, IP- en browsergegevens die waar mogelijk worden gehasht of gepseudonimiseerd, foutmeldingen, documenttype en bestandsgrootte en andere beperkte technische informatie verwerken. Technische foutmeldingen kunnen incidenteel klantidentificatoren of beperkte delen van ingevoerde gegevens bevatten.
Klantinhoud. Klanten kunnen in hun eigen omgeving onder meer contactpersonen, namen, functies, e-mailadressen, telefoonnummers, commerciële aanvragen, notities, activiteiten, communicatie, verantwoordelijke medewerkers, gebouw- en syndicusgegevens, tarieven, berekeningen, offertes, documenten, logo’s, handtekeningen en sjablonen opnemen. Voor deze gegevens treedt Softio in beginsel op als verwerker.
Sociale media. Wanneer u VEMIO via Facebook of Instagram volgt of contacteert, kunnen wij uw openbare profielgegevens, gebruikersnaam, berichtinhoud en communicatie met VEMIO verwerken.
Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u, van uw organisatie of haar beheerders, automatisch bij het gebruik van onze diensten, via Microsoft 365/Outlook of sociale-mediaplatformen, en — voor de centrale VME-zoekfunctie — uit KBO Open Data van de FOD Economie.
4. Doeleinden en rechtsgronden
Softio verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Voor de voornaamste verwerkingen geldt het volgende:
Wanneer Softio zich op een gerechtvaardigd belang beroept, gaat het in het bijzonder om een veilige en betrouwbare B2B-dienstverlening, het beheren van zakelijke klantrelaties, het beantwoorden van zakelijke vragen, het voorkomen van misbruik en het beschermen van contractuele en juridische belangen. Softio weegt deze belangen af tegen de rechten en redelijke verwachtingen van de betrokken personen.
5. Websiteformulieren, e-mail en sociale media
Op vemio.be worden abonnementsaanvragen, algemene vragen en technische supportvragen verwerkt via een VEMIO-formulier. De productdemo is publiek toegankelijk en vereist geen formulier of contactgegevens. Wanneer een inschrijving voor lanceringsupdates wordt aangeboden, wordt daarvoor afzonderlijk toestemming gevraagd.
Geldige formulierinzendingen worden als niet-publieke lead in de WordPress-database opgeslagen en via geauthenticeerde Hostinger SMTP per e-mail verwerkt. Softio ontvangt en bewaart de zakelijke e-mail in Microsoft 365/Outlook. De indiener kan daarnaast een automatische bevestiging ontvangen. Alleen bevoegde beheerders hebben toegang tot de niet-publieke websiteaanvragen.
VEMIO gebruikt een zakelijke Facebookpagina en een professioneel Instagram-account voor algemene communicatie en content. Klanten en prospects kunnen daar ook privéberichten sturen. Die berichten blijven op het betrokken platform. Meta verwerkt daarnaast zelf persoonsgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacyinformatie. Op vemio.be worden geen Meta Pixel, ingebedde Facebook- of Instagramfeeds of Meta-widgets gebruikt.
Voor bepaalde statistieken over het gebruik van onze Facebookpagina en ons professionele Instagram-account (Facebook Page Insights en Instagram Insights) kunnen Softio en Meta Platforms Ireland Limited gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken zijn overeenkomstig de toepasselijke regeling van Meta. Deze statistieken helpen ons onze zakelijke sociale-mediakanalen te beheren en te evalueren.
6. KBO Open Data en VME-gegevens
VEMIO gebruikt KBO Open Data van de FOD Economie voor een centrale zoekfunctie waarmee professionele gebruikers Belgische VME’s kunnen identificeren en raadplegen. Softio gebruikt hiervoor een dataset die is beperkt tot VME-rechtspersonen en niet bedoeld is om geregistreerde natuurlijke personen of vertegenwoordigers in de centrale VME-databank op te nemen.
De gebruikte KBO-gegevens omvatten het ondernemingsnummer, de VME-naam, het adres, de postcode, de gemeente, de provincie en de start- of oprichtingsdatum. VEMIO kan daaruit de leeftijd van de VME berekenen. Telefoon- en e-mailgegevens maken geen deel uit van deze centrale KBO-import.
Softio gebruikt de KBO-gegevens uitsluitend voor het doel dat bij de inschrijving voor KBO Open Data is opgegeven. De KBO wordt als bron vermeld en de toepasselijke versie- of actualisatiedatum wordt getoond. Persoonsgegevens uit KBO Open Data worden niet voor direct marketing gebruikt. De toepasselijke gebruiksverplichtingen worden ook in de klantenovereenkomst opgenomen.
De landelijke centrale VME-databank kan niet door klanten worden geëxporteerd. Klanten kunnen wel gegevens uit hun eigen CRM-werking en offertes exporteren. KBO-gegevens kunnen wijzigen of onjuist zijn; de officiële KBO-bron blijft bepalend. Een verschil kan worden gemeld via info@vemio.be.
7. Cookies en Google Analytics
VEMIO gebruikt op vemio.be een noodzakelijke cookie om uw cookievoorkeur maximaal 180 dagen te onthouden. Op app.vemio.be worden strikt noodzakelijke beveiligingscookies en tijdelijke Session Storage gebruikt voor aanmelden, wachtwoordherstel, uitnodigingen, sessiebeveiliging en het tijdelijk herstellen van een nog niet uitgevoerde CRM-zoekopdracht.
Op vemio.be gebruikt VEMIO Google Analytics 4 uitsluitend nadat u analytische cookies uitdrukkelijk hebt aanvaard. Daarbij kunnen onder meer browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, verwijzende pagina, schermgegevens, een technische client-ID, gebruiksgebeurtenissen en het IP-adres tijdens de gegevensverzameling worden verwerkt. VEMIO gebruikt geen advertentiecookies of advertentiepersonalisatie; Google Ads is niet gekoppeld en Google Signals is niet actief.
Voor Google Analytics worden gebeurtenisgegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau 2 maanden bewaard en gebruikersgegevens 14 maanden; Analytics-cookies kunnen maximaal 2 jaar op uw toestel aanwezig blijven. U kunt uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via “Cookievoorkeuren” op vemio.be. Meer technische informatie staat in het Cookiebeleid VEMIO.
De interne beheeromgeving op admin.vemio.be gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke beveiligings- en sessietechnologieën en tijdelijke Session Storage voor recente beheerzoekopdrachten. Er worden daar geen Analytics-, Meta- of andere externe trackingtechnologieën gebruikt.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Softio deelt persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. Ontvangers kunnen zijn:
- bevoegde personen binnen Softio;
- bevoegde beheerders en gebruikers van de betrokken klantorganisatie;
- Hostinger voor webhosting, databases, private bestandsopslag, CDN/proxy, SMTP, back-ups, technische provisioning en documentrendering;
- Microsoft voor Microsoft 365/Outlook;
- Google Ireland Limited voor Google Analytics 4, uitsluitend na uw toestemming;
- Meta Platforms Ireland Limited voor Facebook, Instagram, privéberichten en de Insights-functionaliteit;
- de accountant en andere professionele adviseurs, voor zover nodig voor boekhouding, advies of de klantrelatie;
- overheidsinstanties, toezichthouders, politiediensten of rechtbanken wanneer Softio daartoe wettelijk verplicht is.
Softio verkoopt geen persoonsgegevens.
9. Hosting en internationale doorgiften
De primaire VEMIO-hosting bij Hostinger bevindt zich in een datacenter in Duitsland.
Hostinger, Microsoft, Google, Meta en hun subprocessors kunnen voor bepaalde ondersteunende, beveiligings- of infrastructuurdiensten persoonsgegevens vanuit andere landen verwerken. Daardoor kan in bepaalde gevallen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruikt Softio of de betrokken dienstverlener een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-U.S. Data Privacy Framework waar van toepassing, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. U kunt via info@vemio.be informatie vragen over de waarborgen die op een concrete doorgifte van toepassing zijn.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Softio bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. De voornaamste termijnen en criteria zijn:
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om een lopend geschil, onderzoek of rechtsvordering te behandelen. Back-ups worden niet voor gewone operationele doeleinden gebruikt en verdwijnen via de toepasselijke overschrijvings- en verwijderingscyclus.
11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Softio neemt technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. De technisch bevestigde maatregelen omvatten onder meer:
- afzonderlijke tenantdatabases voor klantorganisaties en server-side controles van organisatie- en lidmaatschapstoegang;
- private documentopslag buiten de publieke webroot, met toegang via authenticatie en autorisatie;
- persoonlijke accounts, rollen en rechten, beveiligde sessies en tweestapsverificatie;
- versleutelde en op integriteit gecontroleerde applicatieback-ups en een geteste herstelprocedure;
- hash-gekoppelde auditlogs voor beveiligingsrelevante handelingen;
- beperking van geprivilegieerde infrastructuurtoegang tot bevoegde personen.
Geen enkel informatiesysteem kan absolute veiligheid garanderen. Softio evalueert de maatregelen wanneer de techniek, dienstverlening of risico’s wijzigen.
12. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden kunt u verzoeken om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang en, wanneer het recht van toepassing is, uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen.
Wanneer een verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Dit geldt onder meer voor lanceringsupdates en Google Analytics. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Voor Analytics kunt u uw keuze via “Cookievoorkeuren” op vemio.be wijzigen.
Bezwaar tegen direct marketing. U kunt op ieder moment en zonder motivering bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Na een dergelijk bezwaar gebruikt Softio uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel. Uitschrijven via een lanceringsmail geldt eveneens als een dergelijke stopzetting.
U kunt een privacyverzoek sturen naar info@vemio.be. Vermeld voldoende informatie om te bepalen op welke gegevens en verwerking uw verzoek betrekking heeft. Wanneer dat noodzakelijk is om persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang te beschermen, kan Softio bijkomende informatie vragen om uw identiteit te controleren.
Softio beantwoordt een geldig verzoek in beginsel binnen één maand. Wanneer de AVG een verlenging toestaat, wordt u daar binnen de oorspronkelijke termijn over geïnformeerd.
Heeft uw verzoek betrekking op klantinhoud waarvoor een VEMIO-klant verwerkingsverantwoordelijke is, neem dan in beginsel contact op met die klant. Softio ondersteunt de klant waar nodig.
U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via contact@apd-gba.be.
13. Geautomatiseerde besluitvorming en verplichte gegevens
Softio gebruikt de in deze privacyverklaring beschreven persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
Velden die in een formulier of account als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om de gevraagde aanvraag of dienstverlening te behandelen, een account te beveiligen of aan contractuele of wettelijke verplichtingen te voldoen. Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan Softio de gevraagde dienst mogelijk niet leveren. Inschrijving voor lanceringsupdates en toestemming voor analytische cookies zijn vrijwillig.
14. Wijzigingen en versiebeheer
Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer de relevante verwerkingen, doeleinden, ontvangers, rechtsgronden, bewaartermijnen of wettelijke verplichtingen wijzigen. Bij een inhoudelijke wijziging krijgt het document een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Oudere versies worden intern bewaard voor traceerbaarheid.