Een wissel van syndicus is niet alleen een nieuwe commerciële relatie. De nieuwe beheerder moet een volledig en bruikbaar dossier ontvangen om de continuïteit van de VME te bewaken.
Artikel 3.89, § 5, 7° van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de uittredende syndicus binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat het volledige beheerdossier aan de opvolger overdraagt. Is er nog geen opvolger, dan gaat het dossier naar de voorzitter van de laatste algemene vergadering.
1. Leg de formele beslissing en mandaatdata vast
Bewaar het proces-verbaal met de beslissing, de startdatum van de nieuwe opdracht en de einddatum van het vorige mandaat. Controleer wie namens de VME de syndicusovereenkomst ondertekent en welke praktische afspraken over de overgang zijn gemaakt.
2. Spreek één overdrachtsmoment en inventaris af
Een verzameling losse e-mails is geen controleerbare overdracht. Werk met een inventaris waarop beide partijen kunnen aanduiden wat werd ontvangen, in welk formaat en of nog iets ontbreekt.
Maak onderscheid tussen originele stukken, digitale kopieën, fysieke sleutels, toegangen en gegevens die nog door een derde moeten worden aangeleverd.
3. Controleer de boekhouding en financiële activa
De wet vermeldt onder meer de boekhouding en de activa die de uittredende syndicus beheerde. Controleer daarom de rekeningen van werk- en reservekapitaal, openstaande vorderingen, leveranciers, betaalbestanden, afrekeningen en verantwoordingsstukken.
Registreer onzekerheden of ontbrekende stukken afzonderlijk, zodat de ontvangst van het dossier niet automatisch als inhoudelijke goedkeuring wordt geïnterpreteerd.
4. Breng lopende schadegevallen en dossiers in kaart
De overdracht omvat ook elk schadegeval, de historiek van de rekening waarop schadegevallen werden vereffend en bewijsstukken voor sommen die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden zijn.
Voeg daarnaast een praktisch overzicht toe van lopende verzekeringsdossiers, geschillen, werken, contracten, keuringen en termijnen.
5. Draag documenten en toegangen veilig over
Denk onder meer aan statuten, reglement van interne orde, notulen, contracten, verzekeringen, technische dossiers, onderhoudshistoriek en relevante lijsten van mede-eigenaars. Behandel persoonsgegevens en toegangsgegevens via een beveiligd kanaal en beperk de toegang tot bevoegde medewerkers.
6. Plan de KBO-wijziging
De functie van syndicus wordt bij de VME in de Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerd. Bij vervanging moeten de doorhaling van de vorige syndicus en de inschrijving van de nieuwe syndicus volgens de toepasselijke procedure worden aangevraagd bij een ondernemingsloket.
Controleer de vereiste documenten en actuele termijnen bij de FOD Justitie en het gekozen ondernemingsloket. Bewaar het bewijs van de aanvraag bij de mandaatdocumenten.
7. Sluit de overdracht af met een openpuntenlijst
Noteer welke stukken volledig zijn, wat nog ontbreekt, wie verantwoordelijk is en tegen wanneer ieder open punt wordt afgehandeld. Plan kort na de overdracht een tweede controle.
De commerciële voorbereiding blijft verbonden
VEMIO vervangt geen beheersoftware voor de operationele overdracht van het gebouw. Het organiseert wel het traject dat eraan voorafgaat: VME-dossier, contacthistoriek, berekening, Word-offerte, beslissing en syndicusovereenkomst.
Wilt u de voorbereiding van een nieuw mandaat consistenter organiseren? Ontdek de commerciële workflow voor syndici van VEMIO.