Un changement de syndic n’est pas uniquement une nouvelle relation commerciale. Le nouveau gestionnaire doit recevoir un dossier complet et exploitable afin d’assurer la continuité de l’ACP.
L’article 3.89, § 5, 7° du Code civil prévoit que l’ancien syndic transmet le dossier complet dans les trente jours suivant la fin de son mandat. En l’absence de successeur, le dossier est remis au président de la dernière assemblée générale.
1. Enregistrez la décision et les dates du mandat
Conservez le procès-verbal, la date de début de la nouvelle mission et la date de fin de l’ancien mandat. Vérifiez la personne autorisée à signer le contrat et les modalités pratiques décidées pour la transition.
2. Convenez d’un inventaire de transfert
Une série d’e-mails ne constitue pas un transfert contrôlable. Utilisez un inventaire qui indique les éléments reçus, le format et les pièces manquantes.
3. Contrôlez la comptabilité et les actifs financiers
La loi vise notamment la comptabilité et les actifs gérés. Contrôlez les comptes du fonds de roulement et de réserve, les créances, fournisseurs, fichiers de paiement, décomptes et pièces justificatives.
Notez les incertitudes séparément afin que la réception du dossier ne soit pas assimilée à une approbation de son contenu.
4. Recensez les sinistres et dossiers en cours
Le transfert comprend les sinistres, l’historique du compte utilisé pour leur règlement et les justificatifs relatifs aux sommes qui ne figurent pas sur les comptes financiers de la copropriété.
Ajoutez un aperçu des assurances, litiges, travaux, contrats, contrôles et échéances en cours.
5. Transférez les documents et accès de manière sécurisée
Les statuts, le règlement d’ordre intérieur, les procès-verbaux, contrats, assurances, dossiers techniques et listes utiles doivent être transmis via un canal adapté. Limitez l’accès aux collaborateurs autorisés.
6. Planifiez la modification à la BCE
La fonction de syndic est enregistrée auprès de la BCE pour l’ACP. Lors d’un remplacement, la radiation de l’ancien syndic et l’inscription du nouveau doivent être demandées auprès d’un guichet d’entreprises selon la procédure applicable.
Contrôlez les documents et délais actuels auprès du SPF Justice et du guichet choisi, puis conservez la preuve de la demande.
7. Terminez par une liste de points ouverts
Indiquez les éléments reçus, ceux qui manquent, le responsable et l’échéance. Organisez un second contrôle peu après le transfert.
La préparation commerciale reste reliée
VEMIO ne remplace pas le logiciel utilisé pour le transfert opérationnel de l’immeuble. Il organise le parcours préalable : dossier ACP, contacts, calcul, offre Word, décision et contrat de syndic.
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