Lorsqu’une ACP choisit votre bureau, l’offre commerciale devient un accord formel sur le mandat. Il ne suffit pas de reprendre le prix et les coordonnées. Le contrat doit correspondre à la décision de l’assemblée générale et préciser les prestations, la rémunération et la durée.
Cette checklist aide à transférer les données de l’offre vers le contrat. Elle fournit une information générale et ne remplace pas un conseil juridique ou le contrôle du modèle utilisé par le bureau.
1. Contrôlez l’identité des parties
Reprenez la dénomination officielle, le siège, l’adresse et le numéro d’entreprise de l’ACP. Vérifiez également la dénomination juridique, les coordonnées et le représentant du bureau de syndic.
2. Reliez le contrat à la bonne décision
Enregistrez la date de l’assemblée générale, la décision de nomination et la date de début. Vérifiez qui peut signer pour l’ACP.
Le mandat ne peut pas dépasser trois ans. Son renouvellement exige une décision expresse et ne doit donc pas être traité comme une prolongation tacite.
3. Faites correspondre l’offre et le contrat
Comparez les honoraires mensuels ou annuels, la TVA, les éventuels frais de démarrage et les autres accords tarifaires. Toute modification intervenue pendant le parcours commercial doit figurer correctement dans le contrat définitif.
4. Distinguez les prestations forfaitaires et complémentaires
Le contrat écrit reprend les prestations sous forfait et les prestations complémentaires avec leurs rémunérations. Une prestation non mentionnée ne peut en principe pas être rémunérée, sauf décision de l’assemblée générale.
Utilisez une annexe ou une liste tarifaire contrôlée et évitez les catégories imprécises sans explication.
5. Vérifiez la durée, le début, la fin et le renouvellement
Indiquez clairement les dates du mandat. Faites correspondre les modalités de fin, l’éventuelle indemnité et le transfert pratique avec la décision et les règles applicables.
6. Ajoutez les bonnes annexes
- liste des prestations forfaitaires ;
- liste et tarifs des prestations complémentaires ;
- accords de contact et de disponibilité ;
- éventuelles dispositions relatives à la vie privée ;
- données du mandat et du signataire.
7. Effectuez un dernier contrôle documentaire
Vérifiez la langue, les noms, adresses, montants, dates, annexes et le signataire. Utilisez toujours la version approuvée la plus récente du modèle.
8. Conservez la version définitive dans le dossier ACP
Le contrat définitif doit rester lié à la même ACP, à l’offre et à la décision. Le parcours peut ainsi être reconstitué par les collaborateurs autorisés.
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