Wanneer een VME voor jouw kantoor kiest, verandert een commerciële offerte in een formele afspraak over het mandaat. Dat is meer dan de prijs en contactgegevens overnemen. De syndicusovereenkomst moet aansluiten bij de beslissing van de algemene vergadering en duidelijk maken wat het kantoor uitvoert, tegen welke vergoeding en binnen welke periode.
Onderstaande checklist helpt om dossiergegevens gecontroleerd van offerte naar overeenkomst te brengen. Ze is algemene informatie en vervangt geen juridisch advies of een controle van het eigen contractsjabloon.
1. Controleer de identiteit van beide partijen
Neem de officiële benaming, zetel, adresgegevens en het ondernemingsnummer van de VME over. Controleer daarnaast de juridische naam, handelsnaam, ondernemingsgegevens en vertegenwoordiger van het syndicuskantoor.
Gebruik geen verkorte werknaam wanneer de formele overeenkomst een andere partij moet vermelden.
2. Koppel de overeenkomst aan de juiste beslissing
Registreer de datum van de algemene vergadering, de beslissing over de aanstelling en de overeengekomen startdatum. Controleer wie gemachtigd is om namens de VME te ondertekenen.
Het mandaat van de syndicus mag volgens artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek niet langer dan drie jaar duren. Een hernieuwing vraagt een uitdrukkelijke beslissing; behandel ze daarom niet als een stilzwijgende verlenging.
3. Laat offerte en overeenkomst financieel overeenstemmen
Vergelijk het goedgekeurde maand- of jaarereloon, de btw, een eventuele opstartvergoeding en andere prijsafspraken. Een bedrag dat tijdens het commerciële traject wijzigde, moet ook in de definitieve overeenkomst correct staan.
4. Scheid forfaitaire en aanvullende prestaties
De schriftelijke overeenkomst moet de prestaties binnen het forfait en de aanvullende prestaties met hun vergoedingen vermelden. Een niet-vermelde prestatie kan volgens artikel 3.89 in beginsel geen aanleiding geven tot vergoeding, behalve wanneer de algemene vergadering daarover beslist.
Werk daarom met een gecontroleerde bijlage of tarieflijst en vermijd onduidelijke categorieën zoals “diverse kosten” zonder toelichting.
5. Controleer looptijd, start, beëindiging en hernieuwing
Vermeld duidelijk wanneer de opdracht start en eindigt. Laat afspraken over beëindiging, eventuele vergoeding en praktische overdracht aansluiten bij de beslissing en de geldende regels.
6. Neem de juiste kantoorbijlagen op
Controleer welke bijlagen werkelijk deel uitmaken van de overeenkomst:
- lijst van forfaitaire prestaties;
- lijst en tarieven van aanvullende prestaties;
- contact- en bereikbaarheidsafspraken;
- eventuele privacy- of verwerkingsafspraken;
- ondertekenings- en mandaatgegevens.
7. Voer een laatste documentcontrole uit
Controleer taal, namen, adressen, bedragen, datums, nummering, verwijzingen naar bijlagen en de gekozen ondertekenaar. Gebruik altijd de meest recente en goedgekeurde versie van het contractsjabloon.
8. Bewaar de definitieve versie bij het juiste VME-dossier
De uiteindelijke overeenkomst hoort bij dezelfde VME, offerte en beslissing. Zo kan een bevoegde collega later reconstrueren welke gegevens en documenten bij het commerciële traject hoorden.
Leg drie stukken naast elkaar vóór ondertekening
Vergelijk de laatst goedgekeurde offerte, de beslissing of notulen van de algemene vergadering en de te ondertekenen overeenkomst. Controleer dezelfde vijf punten: partijen, begin- en einddatum, forfaitair ereloon, aanvullende prestaties en bevoegde ondertekenaars. Schrijf een verschil niet stilzwijgend weg: laat eerst bevestigen welke afspraak geldt.
Fictieve situatie: de offerte ging uit van een start op 1 januari, maar de vergadering beslist tot 1 februari. Pas niet alleen de datum in het contract aan: controleer ook de eerste aangerekende periode, de overdracht en eventuele opstartafspraken. Bewaar de bevestiging bij het dossier.
VEMIO kan dezelfde gecontroleerde gegevens gebruiken voor de offerte, syndicusovereenkomst en een beschikbare GDPR-overeenkomst in je eigen sjablonen. Dat vermijdt herhaald overtypen. De inhoud van het sjabloon, de privacyrollen en de geldige benoeming blijven afzonderlijk te beoordelen; documentgeneratie is geen automatische juridische goedkeuring.
Van offerte naar overeenkomst zonder opnieuw te beginnen
VEMIO Pro en Pro Max kunnen de Nederlandstalige of Franstalige Word-syndicusovereenkomst genereren vanuit dezelfde VME- en offertegegevens. Het eigen contractsjabloon van het kantoor wordt tijdens de onboarding ingericht en getest.
Ontdek hoe dossiergegevens, offerte en contract verbonden blijven. Lees meer over syndicusovereenkomsten genereren met VEMIO.